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Pago a proveedores: ¿cómo mejorar y fortalecer la relación? 🤝

junio 5, 2019 Felipe Urzúa

Ten en cuenta que tus proveedores son parte del corazón de tu negocio ¿Por qué? Gracias a ellos somos capaces de entregar nuestros productos/servicios como el cliente espera. A continuación, te entregaremos una serie de recomendaciones para que administres la cadena de suministro como todo un experto. 👨‍🏫

Los pasos básicos previos al pago de proveedores ✅

  • Generación de la OC y factura 📃

Una vez decidido lo que compraremos, debemos enviar un detalle o emitir la orden de compra y para nuestro proveedor. Este documento debe contener todos los detalles de la transacción, como la cantidad de productos solicitados, la dirección de nuestra empresa, precio, la forma de pago, la fecha de recepción, entre otros. De esta forma, la factura que generará el abastecedor tendrá los datos precisos de la transacción.

  • Recibir y evaluar calidad 🚚

Es fundamental realizar la oportuna revisión de la calidad de los productos/servicios adquiridos, es decir, que cumplan con las condiciones ofrecidas en el proceso de venta. Así nos evitamos futuros problemas y agilizamos los procesos si hay algún tipo de inconveniente.

  • Autorización de pago 👍

Una vez que hayamos recibido la factura y los productos sintiéndonos satisfechos con el servicio entregado es momento de realizar el pago a proveedores.

 

¿Cómo fortalecer la relación con proveedores? 💪

  • Mejorar la comunicación 💬

Abrir líneas y canales de comunicación, como reuniones esporádicas entre ambas partes, representa un beneficio mutuo. Esta debe ser regular y efectiva, enfocada en resolver problemas y tener objetivos en común. Una excelente idea 💡 es compartir con nuestros proveedores los resultados positivos y los casos de éxito que hemos logrado.

 

También, hay que ser transparentes al expresar nuestras expectativas y las metas a alcanzar con respecto al servicio que nos están entregando. Sin claridad, es difícil que se puedan satisfacer nuestras necesidades comerciales, lo que afectará en la calidad de nuestro producto.

  • Buen comportamiento 😏

¿La calidad del producto es buena y cumplimos con el pago a tiempo? Excelente porque estos aspectos son igual de importantes que la negociación previa. Las exigencias de ambas partes se deben efectuar, lo que nos ayudará a construir una relación sólida que beneficiará a nuestros intereses comerciales. Por eso, cumplamos con nuestros compromisos sin que ningún detalle se nos escape.

  • Formar el sentido de pertenencia 🤙

Imagina un engranaje: si una de sus partes no funciona afecta a todo el sistema. ⚙️ Los procesos comerciales, en su sentido amplio, funcionan como cualquier tipo de engranaje. Por ello, debemos crear las instancias para que nuestros proveedores tengan conciencia de que somos un equipo, es decir, nuestro éxito también es el suyo. No hay nada mejor que establecer lazos con nuestros proveedores basados en el crecimiento recíproco.

  • Evaluación de resultados 🔎

Más que la simple formalización del contrato y la revisión del cumplimiento en el recibimiento de los productos y el pago a los proveedores, lo ideal es implementar métricas o KPIs de cumplimiento y servicio. El seguimiento de estas estadísticas en equipo favorece la generación de resultados positivos y presenta desafíos comerciales futuros del uno y el otro.

 

  • Conocer los riesgos 🏥

En nuestro negocio podemos diagnosticar los riesgos que pueden afectar nuestras ventas. ¿Son riesgos que surgen debido a las operaciones internas de nuestra pyme?  ¿Son riesgos que nacen de nuestro proveedor? ¿O de ambos? Si la última pregunta es afirmativa, debemos afrontar los peligros asumiéndolos como compartidos. Sólo así podremos encontrar soluciones por medio del desarrollo de nuevos servicios o productos.

 

Existen herramientas tecnológicas 👩‍💻 que te ayudan a gestionar el pago a proveedores, las que nos permiten poder realizar esfuerzos en trabajar para el fortalecimiento del trato que tengamos con ellos o en otros aspectos productivos de nuestra compañía.

 

En conclusión:

Una comunicación fluida, el pago oportuno de las obligaciones financieras que adquirimos, la revisión de los resultados obtenidos, y la propuesta de objetivos y desafíos compartidos, permite que la relación que tengamos con nuestros abastecedores se transforme en una oportunidad de incrementar el alcance de nuestro servicio y de su producto de forma exitosa. 😎

 

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