LATEST CONTENT

Welcome to Our Blog

¿Qué es el flujo de caja y cuál es su importancia?

octubre 30, 2018 Antonio Correa
La estabilidad financiera de toda empresa dependerá de su flujo de caja. ¿Queremos conocer nuestra realidad económica, tomar buenas decisiones o saber si es viable determinado proyecto? Todas las respuestas llevan a lo mismo: flujo de caja.

 

El Flujo de Caja permite tener una vista rápida del lugar en donde estamos pisando financieramente, dando luces de hacia dónde nos dirigimos en el corto, medio y largo plazo.

 

La poca visibilidad de estos datos puede afectar las finanzas de cualquier proyecto, por lo que es importante revisar e interpretar con claridad este informe para que nuestra empresa crezca de forma sólida y sostenida en el tiempo.

¿Qué es el flujo de caja?

El Flujo de Caja es un informe de carácter financiero que sirve para diferenciar los egresos de los ingresos en un período determinado. En este sentido, hay ciertos términos que son útiles para saber interpretar los resultados del mismo. Para empezar, cuando hablamos de flujo neto nos referimos a la diferencia entre egresos e ingresos en el período que está siendo objeto de estudio.

 

Como ejemplo de ingresos están los cobros por servicios prestados o el dinero obtenido de las ventas del período. Entre los egresos están el alquiler del local u oficina, el salario pagado a los trabajadores y las compras que hacemos de materia prima para operar con normalidad.

 

Si el flujo de caja neto es positivo, esto significa que los ingresos han sido mayores que los egresos. Por el contrario, si es negativo significa que los egresos han estado por encima de los ingresos.

Todos queremos estar en el lado favorable de la balanza, es decir, tener un flujo de caja neto positivo porque nos permite asumir nuevas inversiones, reinvertir, liquidar compromisos financieros pendientes y hacer frente a cualquier época complicada en lo económico.

Existen tres tipos de flujo de caja:

  • Financiero: está relacionado con las operaciones estrictamente monetarias de la compañía.
  • De operaciones: se centra en el dinero entrante o saliente de las operaciones del negocio.
  • De inversión: es el dinero que se ha ingresado o gastado por el uso de un producto que otorgará un beneficio futuro. Un buen ejemplo puede ser la adquisición de un equipo en particular.

¿Para qué sirve el flujo de caja?

El escenario para las empresas se vuelve muy complejo si no tiene la capacidad de pagar sus obligaciones. Esto no quiere decir que sean malas empresa o que no tienen ventas suficientes. Hay empresas que tienen un nivel de ventas considerable e incluso mayores a sus gastos, pero pueden existir desfases de tiempo importantes entre que se genera la venta y se recibe el pago. Este gran detalle puede empezar a generar una pequeña bola de nieve que puede incluso llevar a una empresa a la quiebra.

 

Los resultados de un flujo de caja permiten tener una visión de los recursos en efectivo en el corto y largo plazo. Esta información es esencial cuando queremos afrontar una oportunidad de inversión o no queremos tener problemas para pagar una obligación que hemos contraído.

 

Además, este informe permite mejorar el control de las finanzas y eso otorga una importante ventaja al momento de tomar decisiones sobre el rumbo de la empresa, porque esta “tranquilidad” permite tener una perspectiva más racional de las cosas. Al tener claridad sobre cómo marcha la empresa en el día a día, es posible saber si los resultados obtenidos son los esperados y, de ser negativos, esta información financiera es la clave para identificar la forma de enmendar el rumbo.

 

En la misma línea, se trata de una herramienta que permite detectar los factores que están provocando pérdidas y que obstaculizan el logro de las metas planteadas. De modo que un flujo de caja saludable permite "tener todo bajo control", pues disponemos de una visión macro de las finanzas de la empresa y contamos con información de carácter estratégico que permitirá -por ejemplo- realizar compras a los proveedores de manera inteligente o cumplir con los compromisos dentro de los plazos estipulados, entre otras cosas.

 

Atendiendo a lo anterior, es importante considerar que un flujo de caja negativo significa que los denominados activos corrientes están disminuyendo y, aunque un informe positivo es lo que más nos conviene -porque eso genera confianza en los acreedores o inversores para seguir poniendo más dinero en nuestro proyecto, o para otorgar facilidades al momento de pedir créditos-, ambos estados permiten tomar decisiones sobre el futuro de la empresa.

Por ello, un informe negativo no es el final del camino, y analizarlo permitirá tomar acciones correctivas a tiempo para mejorar los resultados y presentar -ante terceros- a la empresa como una entidad capaz de enfrentar períodos bajos, siendo más atractiva para instituciones financieras e inversionistas.

¿Cómo se trabaja un flujo de caja?

Básicamente, hay dos maneras de crearlo. Por un lado está la manual o tradicional, es decir, pedir los libros contables que tienen asentados los ingresos y egresos y después crear un informe que -a grandes rasgos- contenga datos como:

 

1. Fondos Generados o utilizados por las operaciones

  • 1.1 Recibidos de los clientes (Cuentas por cobrar de otros períodos y el actual)
  • 1.2 Pago a Proveedores
  • 1.3 Pago Honorarios y Remuneraciones
  • 1.4 Pago Arriendo
  • 1.5 Pago Intereses
  • 1.6 Pago Impuestos
  • Total fondos utilizados por las operaciones.

2. Fondos Generados o utilizados en actividades de inversión

  • 2.1 Compra de Activo Fijo
  • 2.2 Venta de Activo Fijo
  • Total fondos de inversiones

3. Fondos Generados o utilizados en actividades de financiamiento (fuera de la operacion)

  • 3.1 Financiamiento de terceros (Préstamos)
  • 3.2 Financiamiento de los dueños (Aportes de capital y retiros)
  • Total fondos de financiamiento
  • Saldo Neto

Es importante destacar que existen plantillas previamente diseñadas de flujo mensual, disponibles para todos quienes quieran utilizarlas. Éstas se pueden personalizar de acuerdo con las características de la empresa, permitiendo tener un registro financiero que obedezca al contexto de cada compañía. Sin embargo, puesto que los datos deben ingresarse uno a uno y de forma manual, se requiere de tiempo y concentración para preparar un informe con estas plantillas sin incurrir en errores o inconsistencias.

 

¿No te queda claro cómo ordenar tu Flujo de Caja? Revisa el artículo que preparamos en este link. <>

 

Por otro lado, existen soluciones financieras que pueden hacer el trabajo automatizado, con mayor calidad y consumiendo menos horas para analizar e interpretar los resultados. Estas herramientas -aunque suponen una inversión- son una solución inteligente porque minimizan los márgenes de error humano y, al ser intuitivas y rápidas, nos permiten ser más efectivos al momento de realizar proyecciones. En definitiva, son el aliado perfecto para toda empresa, ofreciendo visibilidad total sobre este tipo de información y, lo más importante, en tiempo real.

 

 

Prueba un software para automatizar el flujo de caja aquí

 

¿Qué decisiones se pueden tomar a partir del flujo de caja?

Puesto que este informe otorga información clave de la empresa, son muy variadas las decisiones que podemos tomar en el tiempo. Supongamos que administramos una agencia de marketing. Las decisiones que podemos tomar teniendo la herramienta mencionada son:

  1. Supongamos que nuestras ventas van aumentando y por lo tanto nuestros gastos también. Nuestros clientes nos pagan a 60 y 90 días, pero nuestros proveedores nos exigen pagos a 30 días. Un buen análisis del flujo de caja nos permitirá tomar decisiones de financiamiento anticipadas y obtener una mejor tasa.
  2. En caso de necesitar comprar insumos, este tipo de información mostrará el dinero disponible que tenemos para comprarlos.
  3. Si hay que adquirir equipos, puede surgir la duda si debemos comprar de contado o si necesitamos pedir un crédito para invertir.

  4. ¿Podemos cubrir nuestras deudas por pagar? Este informe nos dirá si necesitamos hablar con los proveedores para solicitar una prórroga o refinanciamiento de la deuda.

  5. ¿Qué hacer con el excedente de dinero? Quizás, podemos remodelar esa sala de reuniones que hace tiempo necesita nuevo mobiliario, adquirir nuevos computadores o ampliar las oficinas del departamento de diseño antes de que lleguen los nuevos trabajadores y tengas que ubicarlos en otras áreas de la agencia.

También hay otras decisiones de importancia que podemos tomar en el corto plazo, por ejemplo: ¿cuáles son las tendencias financieras de nuestra empresa para los próximos meses? ¿Podemos anticipar mayores ganancias o todo indica que vendrá un período de pérdidas?

Recomendaciones valiosas al momento de elaborar un flujo de caja

Para elaborar un informe con resultados precisos, debemos tener a la mano toda la información relativa a los cobros y pagos de la empresa. Dicha información debe estar diferenciada y organizada, de lo contrario, se obtendrán datos imprecisos y pocos ajustados a la realidad.

Si hay que adquirir nuevos bienes (como un nuevo computador, por ejemplo) o pensamos que podemos asumir nuevos gastos, es recomendable realizar simulaciones o estimaciones futuras. Siguiendo el ejemplo anterior, esto lo haríamos cambiando ciertas variables como los niveles de ventas, el número de clientes y los costos existentes. De esta manera, puede haber una proyección clara de los efectos de estos ajustes que nos permitirá evaluar si podemos incurrir en esos nuevos egresos o no.

 

Otra recomendación clave al minuto de elaborar una flujo de caja, es el desfase que existe entre que se genera una venta y se recibe el pago. Es muy importante tener claridad y control sobre este número. También es fundamental tener una buena comunicación con nuestros proveedores y definir con ellos los plazos de pago en base a la capacidad de pago de nuestra caja, así no incumpliremos nuestras obligaciones y mantendremos un alto nivel de confianza.

¿Queremos mantener un flujo de caja positivo? Lo recomendable es efectuar proyecciones mensuales para cumplir con las metas planteadas. Una práctica muy recomendada en este sentido, es previsionar y provisionar. Esto quiere decir, estar preparados para pagar un gasto futuro. La principal diferencia entre una previsión y una provisión, es que la primera es un gasto que se va a hacer en el futuro, pero aún no sabemos cuándo ni cuánto, sólo aproximamos. En cambio, la provisión es cuando tenemos certeza de cuándo y cuánto gastaremos entonces vamos preparando un fondo para ese gasto con anticipación para evitar darle un golpe a la caja. ¿No sabes cómo elegir el software correcto para ordenar tu flujo de caja? Revisa el artículo que preparamos en este link. <>

 

También es un elemento valioso para estar preparados en los escenarios de contingencia. Hacer análisis optimistas y pesimistas de nuestro flujo de caja nos puede dar luces de las diferentes opciones que podríamos tomar en el camino en caso de cumplirse estos distintos escenarios. Cuando se está preparado para lo negativo, las decisiones serán más racionales y ajustadas a la realidad.

 

En resumen, elaborar y saber interpretar el flujo de caja nos permitirá actuar de la forma correcta ante determinados escenarios. Se trata de la herramienta que mejor nos puede ubicar en el presente y la que permite hacer mejores proyecciones de los futuros ingresos y egresos.

 

Si hay excedente de efectivo, podremos tomar decisiones ajustadas a nuestra realidad empresarial o anticiparnos a la falta de liquidez en un momento dado. Igualmente, el flujo de caja nos permitirá decidir si es necesario requerir de algún tipo de crédito en este momento o no.

 

Cuéntanos qué te pareció el artículo, tienes dudas o si quieres saber algo más!